Procedure toetreding
Procedure deel 1 – Aanvraag tot erkenning als vrijwilligersorganisatie bij de provincie of gemeente
- Een vrijwilligersorganisatie die gebruik wil maken van de verzekering, vraagt eerst een erkenning aan.
U kunt dit rechtstreeks doen bij de gemeente of bij de provincie.
- U doet de aanvraag met het formulier ter beschikking gesteld door de provincie (Provinciale Steunpunten). Extra formulieren kunt u aanvragen ter plaatse, schriftelijk, via de website, per e-mail of telefonisch bij het Provinciaal Steunpunt Vrijwilligerswerk. Dit kan ook bij een participerende gemeente.
- Op het aanvraagformulier duidt u ook aan hoeveel vrijwilligersdagen u aanvraagt: 20, 40, 60, 80 of 100 vrijwilligersdagen. Het maximaal aantal te verzekeren vrijwilligersdagen is 100 per organisatie. Vraag niet meer dagen aan dan nodig. Zo krijgen andere organisaties ook de kans om van deze verzekering te genieten.
- Op basis van de gegevens van het aanvraagformulier beslist de provincie of uw organisatie al dan niet erkend wordt en dus gebruik kan maken van de verzekering.
- De organisaties die erkend worden, ontvangen een attest met erkenningsnummer en de nodige documenten om de te verzekeren activiteit bij de verzekeringsmaatschappij aan te geven.
- Wees op tijd! Hou er rekening mee dat er tussen het tijdstip van uw aanvraag en het tijdstip waarop de beslissing van de provincie wordt meegedeeld 6 weken kunnen liggen.
Procedure deel 2 – Aangifte activiteiten aan de verzekeringsmaatschappij
- Ingeval van erkenning kan de vrijwilligersorganisatie haar activiteiten doorgeven aan de verzekeringsmaatschappij waarmee de provincie een contract heeft afgesloten, namelijk Dexia Verzekeringen België.
- U geeft de activiteiten aan via de formulieren die u van de provincie ontving, u kan dit ook doen via "Aangifteformulier Actviteiten".
- Bij het melden van de te verzekeren activiteiten aan de verzekeringsmaatschappij, dient telkens melding gemaakt te worden van het erkenningsnummer en het aantal vrijwilligersdagen dat men wenst op te nemen.
- De aangifte van de activiteit dient ten minste 3 werkdagen voor de aanvang van de activiteit te gebeuren.
- De verzekeringsmaatschappij bezorgt u onmiddellijk een bevestiging van ontvangst en laat u tijdig weten indien de activiteit niet wordt aanvaard.
- Bij aanvaarding sturen wij u eveneens een afzonderlijke bevestiging van dekking.
- In het geval u dit via het papieren formulier doet, sturen wij u een antwoord per kerende.
- Een organisatie mag haar toegekend contingent aan vrijwilligersdagen niet overschrijden zonder bijkomende uitdrukkelijke toestemming van de Provincie.
- Het contingent vrijwilligersdagen geldt per kalenderjaar. Niet gebruikte vrijwilligersdagen kan u niet overdragen naar een volgend kalenderjaar.
- De aangifte van een schadegeval gebeurt via een daardoor bestemd formulier rechtstreeks aan de verzekeringsmaatschappij. Meer informatie in dit verband vindt u hier.
- Indien de activiteit om één of andere reden niet kan doorgaan, kan u deze dagen recupereren op voorwaarde dat u ons hiervan 1 werkdag op voorhand op de hoogte brengt.