Procédure d’affiliation

Partie 1 – Demande d’agréation comme organisation de volontaires auprès de la province

Une organisation de volontariat qui veut souscrire l’assurance demande d’abord une agréation.

Vous pouvez le faire directement auprès de la province.
Introduisez la demande au moyen du formulaire fourni par la Province. Vous pouvez demander des formulaires supplémentaires sur place, par écrit, via le site web, par e-mail ou par téléphone auprès de la Plate-forme Provinciale du Volontariat.
Sur la base des données du formulaire de demande, la Province décidera si votre organisation est agréée ou non et peut donc bénéficier de cette assurance. Ont prévoit 100 jours d'assurance par organisation agrée.
Les organisations qui sont agréées reçoivent une attestation avec un numéro d’agréation et les documents nécessaires pour déclarer l’activité à assurer auprès de la compagnie d’assurances.
Prenez-vous y à temps ! Pensez qu’un délai de 6 semaines peut s’écouler entre le moment de votre demande et la communication de la décision de la Province.

En cas d’agréation, l’organisation de volontariat peut communiquer ses activités à la compagnie d’assurances avec laquelle la Province a souscrit un contrat, à savoir Dexia Assurances.
Communiquez vos activités via les formulaires reçus de votre province, vous pouvez également le faire via le Formulaire d'affiliation.
Lorsque vous mentionnez les activités à assurer à la compagnie d’assurances, mentionnez toujours le numéro d’agréation et le nombre de journées de volontariat souhaitées.
La déclaration de l’activité doit avoir lieu au moins 3 jours ouvrables avant le début de l’activité.
La compagnie d’assurances vous fournira un accusé de réception et vous informera à temps si l’activité n’est pas acceptée.
Une organisation ne peut dépasser son quota de journées de volontariat sans autorisation explicite de la province.
Le quota de journées de volontariat est d’application pour une année civile. Les journées non utilisées ne peuvent être reportées à l’année civile suivante.
La déclaration de sinistre se fait directement auprès de la compagnie par le biais d’un formulaire destiné à cet effet. Pour de plus amples informations à ce sujet, cliquez ici.